Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Stelle bei PensExpert AG mit Hauptsitz an der Adresse Kauffmannweg 17, 6003 Luzern bzw. einem ihrer Standorte (auch «PensExpert», «wir» oder «uns»). Die PensExpert setzt auf einen transparenten Umgang mit Personendaten (auch «Daten»), und der Schutz dieser Daten ist der PensExpert ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung gibt einen Überblick darüber, wie die PensExpert Ihre Personendaten bearbeitet, wenn Sie an einem unserer Bewerbungsprozesse teilnehmen. Gleichzeitig erfahren Sie, welche datenschutzrechtlichen Rechte Sie in diesem Kontext haben.
Diese Datenschutzerklärung dient Ihrer Information und gilt ergänzend zu unseren anderen Datenschutzerklärungen (z.B. für die Nutzung unserer Website, Mitarbeitende etc.). Sie bildet nicht Bestandteil eines Vertrags zwischen Ihnen und der PensExpert.
I. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten
Die verantwortliche Stelle für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist grundsätzlich jene Geschäftsstelle, mit welcher Sie für den Bewerbungsprozess in Kontakt treten. Ihre Fragen und Anliegen zum Datenschutz können Sie aber an folgende Angaben richten:
PensExpert AG, Personalabteilung / Stelle Datenschutzkoordination
Kauffmannweg 17, 6003 Luzern
Telefon: +41 41 226 15 15
E-Mail: datenschutz@pens-expert.ch
II. Kategorien der bearbeiteten Daten
Wir können zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken die folgenden Personendaten – wo erforderlich und zulässig einschl. besonders schützenswerte Personendaten – von Ihnen erheben:
Kontaktdaten und persönliche Angaben in Ihrem Kandidatenprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nationalität/Staatsangehörigkeit, Familienstatus, ggfs. Angaben über körperliche Beeinträchtigungen);
Angaben aus Ihrem Bewerbungsformular (z.B. Ihre Motivation, Stelle, auf welche Sie sich bewerben, Gehaltswunsch, Angaben zum gewünschten Pensum, Arbeitsort und Arbeitseinsatz, ggfs. Angaben zu, Nebenbeschäftigungen, politischen Ämtern etc.);
Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, ggfs. akademische Zeugnisse, Angaben betr. vormalige Arbeitgeber, Referenzen und Arbeitszeugnisse vormaliger Arbeitgeber, Daten zur beruflichen Erfahrung, Angaben zu Aus- und Weiterbildung weitere Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Auslanderfahrung);
Ergebnisse von Online-Verfahren (z.B. Angaben zu Ihrer online-Bewerbung, Persönlichkeitstest, kognitive Leistungstests);
Weitere Angaben und Referenzen, falls Sie uns solche in einem persönlichen Gespräch oder Dokumentationen zur Verfügung stellen (z.B. Interessen, Hobbies, ausserberufliche Tätigkeiten, Referenzangaben weiterer Personen);
Straf- und Betreibungsregisterauszug.
Wenn Sie uns Informationen über andere Personen, z.B. Familienmitglieder oder Arbeitskollegen, zur Verfügung stellen, gehen wir davon aus, dass Sie dazu berechtigt sind und dass diese Daten korrekt sind. Bitte sorgen Sie dafür, dass diese Dritten über unsere Datenbearbeitung informiert werden. Sie können ihnen gerne ein Exemplar dieser Datenschutzerklärung zukommen lassen.
Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre persönlichen Daten mitzuteilen. Es kann jedoch sein, dass wir den Bewerbungsprozess oder den Abschluss eines Arbeitsvertrags ohne bestimmte Informationen nicht fortsetzen bzw. durchführen können, weil wir ohne diese Angaben nicht beurteilen können, ob Sie für die fragliche Stelle geeignet sind und/oder, ob wir uns ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen vorstellen können.
Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden wir bestimmte Daten für die weitere Abwicklung im Hinblick auf das Arbeitsverhältnis mit Ihnen bearbeiten und ggfs. zusätzliche Angaben erheben. Einzelheiten dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende.
III. Bearbeitungszwecke
Wir bearbeiten Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:
zur Beantwortung/Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme aufgrund Ihrer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle oder aufgrund einer Initiativbewerbung;
Prüfung, ob Ihr Profil der fraglichen Stelle entspricht;
Einhaltung allfälliger rechtlicher Vorgaben und Verpflichtung (z.B. Compliance/Background Checks etc.) sowie die Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen;
Vorbereitung und Abwicklung im Hinblick auf das künftige Arbeitsverhältnis;
um Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten (sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben);
um Sie nach Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess zu befragen (sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben);
um Ihnen personalisierte Informationen über offene Stellen bei uns zuzusenden (sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben);
Wenn wir Ihre Daten für andere als die oben genannten Zwecke bearbeiten, informieren wir Sie im Voraus über diese Bearbeitung und bitten Sie gegebenenfalls um Ihre Zustimmung.
IV. Grundlage der Datenbearbeitung
Wir können Ihre Personendaten auf Basis der folgenden Grundlagen bearbeiten. Diese Grundlagen ziehen wir ggfs. als Rechtfertigungsgrund heran, wenn andernfalls eine Bearbeitung stattfinden würde, die Ihre Persönlichkeit widerrechtlich verletzen könnte.
Anbieten unserer ausgeschriebenen Stellen und Durchführung des Bewerbungsprozesses;
Die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen;
Die Ausübung von Rechten, die sich aus dem Arbeitsrecht oder dem Recht der Sozialversicherungen ergeben (soweit i.Z.m. Bewerbungsprozess relevant);
Ihre Einwilligung. Bearbeiten wir z.B. besonders schützenswerte Daten (z.B. Gesundheitsdaten), gehen wir von Ihrer Einwilligung aus, wenn Sie uns solche Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln oder zur Verfügung stellen;
Die Wahrung berechtigter Interessen, z.B. Schutz weiterer Bewerber und Schutz unserer Daten; Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unserer internen Regelungen; Verhinderung von Ordnungswidrigkeiten und Straftaten sowie Ermittlungen im Zusammenhang mit Vergehen und sonstigem Fehlverhalten; Bearbeitung von Klagen und Ansprüchen gegen uns; Beteiligung an Gerichtsverfahren und allgemein die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Background Checks etc.
V. Herkunft der Daten
Die von Ihnen erfassten Personendaten stammen aus verschiedenen Quellen, in den meisten Fällen jedoch direkt von Ihnen. Wir können bestimmte Informationen auch von Dritten erhalten, beispielsweise öffentlich aus zugänglichen Quellen, durch Referenzen eines früheren Arbeitgebers oder medizinische Gutachten von externen Ärzten, durch Informationen von Steuerbehörden oder von Anbietern von Sozialleistungen.
VI. Weitergabe der Daten
Die Daten werden nur innerhalb der PensExpert an die zuständigen Abteilungen weitergeben. Im Rahmen einer Auslagerung von Aufgaben, welche in unserem Auftrag arbeiten. Innerhalb der PensExpert kann auf Personendaten nur zugreifen, wer sie für den Bearbeitungszweck benötigt (z.B. Personalabteilung, potenziell vorgesetzte Personen).
Werden im Rahmen einer Auslagerung von Aufgaben Personendaten an Dienstleister weitergegeben (z.B. für Personaladministrations-Dienstleistungen, IT-Dienstleistungen), dürfen solche Dienstleister diese Daten nur so bearbeiten, wie es die PensExpert selbst tun darf. Die PensExpert wählt die Dienstleister sorgfältig aus und verpflichtet sie vertraglich insbesondere (nicht nur) dazu, sämtliche anwendbare Geheimhaltungspflichten einzuhalten und die Datensicherheit zu gewährleisten.
Keinesfalls werden Personendaten zu Marketing- oder anderweitigen Zwecken an Dritte verkauft.
VII. Datenübermittlung ins Ausland
Wir bearbeiten Ihre Personendaten grundsätzlich nur in der Schweiz. Sollten wir Ihre Personendaten an Empfänger in Ländern weitergeben, die sich ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden, einschliesslich die USA und an andere Länder, die anerkanntermassen kein angemessenes Schutzniveau bieten, werden wir angemessene Massnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ein angemessener Schutz gegeben ist.
VIII. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Wir aktualisieren regelmässig unsere Sicherheitsmassnahmen entsprechend dem Stand der Technik. Dennoch können unsere und Ihre Personendaten Opfer von Cyberangriffen, Cyberkriminalität, Brute-Force-Angriffen, Hackerangriffen und anderen betrügerischen und böswilligen Aktivitäten werden, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf Viren, Betrug, Fehlfunktionen und Unterbrechungen, die ausserhalb unserer Kontrolle und Verantwortung liegen.
IX. Profilbildung und automatisierte Einzelentscheidungen
Die PensExpert kann Personendaten automatisiert analysieren und auswerten, um Merkmale zu erkennen, Entwicklungen vorherzusagen und Profile zu erstellen (sogenanntes Profiling), die uns ermöglichen noch besser zu prüfen, ob Sie für eine Stelle in Frage kommen.
Die PensExpert trifft in der Regel keine Einzelentscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung von Personendaten beruhen. Sollten automatisierte Einzelentscheidungen eingesetzt werden, wird PensExpert entsprechend den gesetzlichen Vorgaben darüber informieren und betroffenen Personen die gesetzlich vorgesehenen Rechte einräumen.
X. Aufbewahrung und Speicherung von Daten
Kommt es zu einer Anstellung, werden wir Ihre Personendaten in diesem Zusammenhang weiterbearbeiten und die Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäss der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende der PensExpert speichern, die wir Ihnen mit der Anstellung zukommen lassen.
Personendaten von nicht berücksichtigten Bewerbenden werden spätestens sechs Monate nach Stellenbesetzung gelöscht/vernichtet. Bei Einwilligung zur weiteren Verwendung für andere Stellen bei der PensExpert, erfolgt die Speicherung/Aufbewahrung der Personendaten für 1 Jahr ab dem Bewerbungszeitpunkt. Sie können die Löschung Ihres Kandidatenprofils oder die Rücksendung Ihrer Bewerbung beantragen, indem Sie uns unter Ziff. 1 kontaktieren.
Zwecks Dokumentation der eingegangenen Bewerbungen speichert die PensExpert Ihren Namen, Vornamen, Adresse, Geburtsdatum und das Datum Ihrer Bewerbung während zehn Jahren.
Die oben genannten Aufbewahrungsfristen gelten nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.
XI. Ihre Rechte
Als Bewerbende:r haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben auch das Recht, der Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, Ihre Einwilligung zu widerrufen oder sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Bitte beachten Sie, dass diese Rechte nach geltendem Recht eingeschränkt und/oder begrenzt sein können, insbesondere (aber nicht nur) wenn Zweifel an Ihrer Identität bestehen oder wenn dies zum Schutz anderer Personen erforderlich ist. Darüber werden wir Sie nach Geltendmachung des entsprechenden Rechts durch Sie gesondert informieren.
Bitte kontaktieren Sie uns unter den in Ziff. 1 genannten Kontaktangaben, um diese Rechte auszuüben.
XII. Änderungen der Datenschutzerklärung
Die PensExpert behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit nach eigenem Ermessen zu ändern und zu aktualisieren, beispielweise aufgrund geänderter gesetzlicher Bestimmungen. Die unter www.pens-expert.ch, Menüpunkt Karriere, veröffentlichte Version ist die jeweils geltende Fassung.
Letzte Aktualisierung: 21. September 2023